Contrato de trabajo por tiempo indefinido para secretaria

Darle la bienvenida y recibir a los clientes;

Saludar y recibir a los clientes de una manera amistosa, cortés y profesional;

Recibir a los visitantes y guiarlos a sus destinos correspondientes;

Brindar información correcta solicitada por los ejecutivos y clientes;

Recibir y realizar todas las llamadas que se le encarguen;

Gestionar los correos electrónicos designados de la empresa;

Recepcionar y enviar correspondencia entrante como saliente, asegurándose que lleguen a su destinatario;

Monitorear, responder y reenviar correos entrantes de manera constante;

Coordinar los servicios de mensajería y Courier;

Recibir, filtrar y distribuir la correspondencia entre los miembros del personal;

Realizar las propuestas de los clientes (diseños y reportes);

Redacción de documentos;

Archivar y revisar documentos;

Recopilar información y generar los reportes que se le pidan;

Actualizar y mantener al día los los registros y las listas de contactos de la empresa;

Archivar y organizar documentos, tanto en físico como digitales, incluyendo correos electrónicos, recibos, reportes y otros documentos administrativos;

Escanear documentos en físico para respaldarlos de forma digital;

Brindar asistencia registrando información de la empresa y realizando la actualización de la base de datos;

Coordinar y agendar reuniones de negocios, entrevistas, citas, eventos corporativos y otras actividades afines de la empresa;

Generar el orden del día para las reuniones de la empresa con el objetivo de que se lleven a cabo de manera eficiente;

Tomar notas durante las reuniones de la empresa y generar un resumen de la misma;

Encargarse de los preparativos de viaje de los ejecutivos de la empresa;

Interactuar con clientes y terceros, gestionar sus requerimientos y resolver sus reclamos de manera eficaz;

Llevar a cabo seguimientos a los requerimientos y propuestas los clientes;

Encargarse de la coordinación general de la oficina y resolver cualquier problema o requerimiento administrativo;

Solicitar y acordar la reparación y mantenimiento de las dependencias de la oficina y/o sus bienes muebles;

Solicitar nuevos suministros de oficina;

Hacerse cargo del inventario, reemplazando materiales y equipos cuando sea necesario o a solicitud escrita;

Realizar reportes de gastos y cuentas;

Mantener su área de trabajo limpia y ordenada;

Manejar dinero de caja chica que se le entregue.

Informar todo lo relativo al departamento del que depende;

Estar al pendiente de la tramitación de expedientes;

Tener actualizada la agenda, tanto telefónica como de direcciones, y de reuniones;

Poseer conocimiento de los departamentos de las administraciones públicas con los que esté más relacionada la empresa;

Tener conocimiento del manejo de maquinaria de oficina, desde calculadoras hasta fotocopiadoras, pasando por ordenadores personales y los programas informáticos que conllevan;

Recibir oportunamente toda la información básica necesaria para desarrollar de la mejor manera sus obligaciones laborales;

Tener acceso libre a los ambientes y/o oficinas dentro del horario de trabajo y que son destinados para el TRABAJADOR para el cumplimiento de sus funciones;

Tener acceso a los equipos y/o maquinaria asignada por el EMPLEADOR dentro del horario de trabajo para el desarrollo de sus funciones;

Ser informado oportunamente acerca de toda modificación que se suscite en su horario laboral;

Ser informado oportunamente sobre alguna modificación que surgiese en el modo y/o lugar de trabajo para el cumplimiento de sus obligaciones como TRABAJADOR;

Gozar de la libre sindicación y negociación colectiva;

Participar en reuniones de toda índole, como informativas, de consulta y/o involucramiento en el crecimiento y desarrollo de la empresa;

Gozar a una ocupación efectiva, con promoción y formación profesional al interior de las oficinas y/o instalaciones de la empresa;

Exigir condiciones adecuadas para el resguardo de su integridad física, al igual que las apropiadas políticas de seguridad e higiene en la empresa;

Exigir el respeto de su intimidad y a la consideración de su dignidad como TRABAJADOR;